Todas las compañías que contratan y mantienen empleados deben mantener un archivo de empleados o personal para cada empleado que contraten. Los gerentes de recursos humanos deben tener cuidado de no incluir información confidencial en un archivo general del empleado, como registros médicos, financieros, penales o de seguridad. Estos tipos de información deben almacenarse en un lugar seguro, de acuerdo con las leyes estatales y federales. Otros tipos de información no confidencial deben guardarse en un archivo dedicado de empleados para permitir la revisión de los empleados o para utilizarlos como evidencia en litigios laborales.
Registros Preliminares de Empleo
La información sobre las comunicaciones previas al empleo, la descripción del puesto, las copias de una solicitud de empleo inicial, el currículum vitae, las notas de la entrevista, las ofertas de trabajo, los formularios de verificación firmados, como leer y comprender un manual del empleado, deben mantenerse en el archivo del empleado.
Información sobre salarios, nómina e impuestos
Estos tipos de documentos incluyen registros de hojas de tiempo, formularios W-4 completados por el empleado, registros de asistencia, autorizaciones de depósito directo, declaraciones anuales W-2 y mandatos de manutención de menores que afectan los salarios de un empleado para llevar a casa.
Evaluaciones de desempeño, revisiones e incidentes
Si su compañía realiza revisiones periódicas de desempeño, se debe colocar una copia de cada revisión con respecto a un empleado en particular en el archivo de personal del empleado. Además, cualquier incidente relacionado con disputas con otros empleados o la gerencia, problemas de comportamiento, patrones de ausencia, desempeño deficiente en el trabajo y advertencias por escrito deben anotarse en el archivo.
Entrenamiento y educación
Muchas posiciones requieren entrenamiento preliminar y continuo, educación o certificación. Los empleadores deben mantener un registro de todos los programas de capacitación que un empleado completa. Si al empleado se le emitió un certificado de finalización para un curso específico relacionado con el trabajo, se debe guardar una copia en el archivo.
Contactos y beneficios de emergencia
Todos los empleadores deben mantener una lista de contactos de emergencia para cada empleado en el archivo, independientemente de si el ambiente de trabajo es peligroso. Además, todos los beneficios asociados con la posición del empleado deben ser registrados. Los beneficios pueden incluir vacaciones pagadas, seguro médico, programas de reembolso de matrícula y otra cobertura.
