Ninguna operación comercial es perfecta. Es probable que, en algún momento de su carrera, pueda encontrar un problema que deba abordarse con un nivel superior de gestión. Muchas compañías fomentan el uso de informes de quejas como el método adecuado para presentar una queja formalmente. Estos informes generalmente se utilizan para abordar transacciones o condiciones no satisfactorias relacionadas con una empresa. Escribir un informe de queja correctamente es clave para que su inquietud sea escuchada y el problema resuelto.
Abordar el trasfondo de la situación. Proporcione información clave como su posición y su razón para escribir. Indique la razón de su insatisfacción de manera concisa.
Siga el fondo con una descripción más detallada del problema. Reportar hechos objetivos. Describe los efectos resultantes del problema.
Comunica lo que consideres una solución satisfactoria. Explique lo que espera que haga la otra parte para remediar la situación.
Añade una advertencia si sientes que es necesario. Es posible que desee comunicar las consecuencias si la otra parte no participa en la solución del problema. Este paso es opcional, según su relación con la otra parte y la gravedad del problema.
Termine con una conclusión educada que exprese su perspectiva optimista hacia la situación. Comunique la sensación de querer solucionar el problema para beneficiar a ambas partes.
Consejos
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Recuerda usar la cortesía a lo largo de la carta. Abstenerse de insultar a la otra parte o sonar hostil.
