La comunicación comercial efectiva es vital para el éxito de su organización. Tiene un gran impacto en el rendimiento de su empresa y en la productividad de los empleados, así como en sus resultados. Como propietario de un negocio, debe poder comunicar claramente su visión y sus objetivos, establecer relaciones con los clientes y socios potenciales e interactuar con su equipo.
Fundamentos de la comunicación empresarial
Los gerentes, directores ejecutivos, líderes de equipo y otros profesionales deben aprender a ser buenos comunicadores para cumplir con sus responsabilidades. Ya sea que desee vender más productos, formar un equipo sólido o maximizar sus esfuerzos de marketing, es importante que domine lo esencial de la comunicación empresarial.
Si quieres tener éxito, no es suficiente ser un buen estratega o tener ideas brillantes. Claro, puede contratar personas para comunicarse con sus clientes y promover sus servicios, pero aún necesita poner su visión en palabras. Es su responsabilidad proporcionar comentarios a su personal, escuchar lo que tienen que decir y discutir los objetivos de la empresa.
La comunicación empresarial consiste en compartir información entre personas dentro y fuera de su organización. Puede tomar muchas formas, como comunicación formal e informal, comunicación interna y externa, comunicación legal, comunicación lateral u horizontal y más. Piense en ello como un canal bidireccional para transmitir instrucciones, ideas, opiniones, informes, etc.
Para que la comunicación sea efectiva, debe ser recíproca. Necesitas hablar claramente y escuchar atentamente. Además, asegúrese de comprender los fundamentos de la comunicación empresarial, que son:
- Estructura
- Pertinencia
- Consistencia
- Claridad
- Actualidad y primacía
- Medio
En primer lugar, su mensaje debe estar bien estructurado y tener una apertura, un cuerpo y un cierre. Ya sea que esté enviando correos electrónicos, haciendo llamadas telefónicas o presentando un proyecto, tenga en cuenta estos elementos estructurales. Comience con una breve introducción de su mensaje para que la audiencia sepa qué esperar. Por ejemplo, podría decir algo como: "Hoy vamos a discutir nuestra estrategia de marketing para el próximo trimestre". A continuación, presenta tus ideas en detalle. Dependiendo del contexto, es posible que deba hacer una copia de seguridad de sus declaraciones con datos y cifras. Cierre su mensaje con una breve conclusión que resuma los puntos clave que ha discutido.
Asegúrese de que su mensaje sea claro y relevante para el público objetivo. Imagine que está tratando de explicarle a un cliente que necesita un cambio de imagen completo del sitio web en lugar de unos pocos cambios menores. Puede sentirse tentado a hablar sobre diseño web, optimización de motores de búsqueda, tasas de rebote y otros aspectos técnicos, pero no lo haga. Es posible que el cliente no sepa qué significan estas cosas y por qué son importantes. En su lugar, debe centrarse en cómo un rediseño completo del sitio web beneficiará a su negocio. Dígale que llegará a más clientes, aumentará el conocimiento de la marca, aumentará las tasas de retención, mejorará la seguridad de los datos, etc.
Siempre mantenga su mensaje coherente, pero adáptese a la audiencia y al contexto. Si cambias constantemente de opinión, corres el riesgo de perder tu credibilidad.
Una cosa es decirles a sus empleados que protejan los datos de los clientes y mantengan su software actualizado y otra cosa es tener una política de seguridad vigente. La comunicación escrita facilita la aclaración de ideas y garantiza que todos estén en la misma página.
Además, asegúrese de que su mensaje sea memorable. Incluya una declaración fuerte y clara que refuerce sus creencias y se relacione con el tema. Considere comenzar o terminar su mensaje con una cita u otra apertura de gran alcance. A veces, el humor puede ayudar también. Ya sea que esté hablando con un cliente o un empleado, déle algo para recordar.
Según los psicólogos, es más probable que algunas personas recuerden lo que vieron u oyeron por última vez. Esto se llama el efecto de actualidad. Otros tienden a recordar lo que vieron o escucharon por primera vez, lo que se conoce como el efecto de primacía. Por lo tanto, tiene sentido iniciar y / o cerrar su mensaje con una declaración poderosa.
Otra cosa a tener en cuenta es el medio de comunicación. ¿Cómo planeas hacer llegar tu mensaje? Existen diferentes tipos de medios de comunicación, y cada uno tiene características únicas. Estos incluyen pero no se limitan a:
- Presentaciones
- Informes
- Comunicación online
- Reuniones de negocios
- Video y reuniones telefónicas.
- Medios de comunicación social
- Medios impresos
- Contratos y otros documentos formales escritos.
Aspectos legales de la comunicación empresarial.
Cuando escribe un contrato o presenta documentos legales, es aún más importante comunicarse claramente. La mala comunicación puede resultar en multas cuantiosas, fraude, difamación, pérdida de ingresos y juicios costosos.
Familiarícese con las leyes de su estado o condado, incluidas las relacionadas con la publicidad. Sus campañas de marketing, por ejemplo, deben ser sinceras y cumplir con las leyes de su industria. Si vende suplementos dietéticos, es posible que no afirme que sus productos curan o previenen enfermedades. Además, no puede comercializar alcohol y cigarrillos como beneficiosos para los clientes. Haga una copia de seguridad de sus reclamos con hechos concretos y haga las revelaciones necesarias.
Revise sus contratos y acuerdos comerciales. Si tiene algo que decir, hágalo por escrito. Incluya una sección que defina claramente los términos utilizados en el contrato. Agregue secciones relevantes, como el término del contrato y la rescisión, garantías, separabilidad y confidencialidad.
Presta atención a cómo te comunicas con tu personal también. Elige tus palabras con cuidado. Abstenerse de hacer amenazas o discriminar a los empleados. Por ejemplo, si le dice a un empleado que es demasiado joven para asumir un proyecto específico, puede ser acusado de discriminación por edad. Un gerente que se burla de los empleados discapacitados puede ser acusado de discriminación por discapacidad, incluso si su comportamiento no fue para lastimar a la persona en cuestión.
¿Por qué es importante la comunicación empresarial?
Al conocer los aspectos clave de la comunicación, no es difícil entender por qué es tan importante. La comunicación efectiva puede fortalecer su relación con los clientes, empleados y socios comerciales al tiempo que garantiza el cumplimiento legal. Además, puede darle una ventaja competitiva y ayudarlo a aprovechar al máximo sus esfuerzos de marketing.
La importancia de la comunicación externa en una organización no debe ser subestimada. Como gerente o propietario de un negocio, debe poder transmitir su mensaje al público objetivo, así como a los inversores, accionistas, proveedores y socios potenciales. Los eventos en vivo, por ejemplo, le dan la oportunidad de captar la atención de sus prospectos o asegurar el financiamiento para su pequeña empresa. Un discurso bien pensado o una presentación atractiva del producto puede aumentar su reputación y generar ventas. Las entrevistas y los comunicados de prensa le permiten informar a sus clientes e inversores sobre sus últimos proyectos. Por ejemplo, es posible que desee hablar sobre su nueva colaboración con una marca o sobre una nueva línea de productos que afectará a la industria. Si se comunica con claridad y ofrece un valor real, generará entusiasmo en torno a su marca.
La comunicación interna también es esencial. Casi la mitad de los empleados rara vez o nunca salen de una reunión sabiendo qué hacer a continuación. De hecho, el 21 por ciento de los profesionales no tienen un plan formal para la comunicación interna. Si no establece claramente el propósito y los objetivos de una reunión, puede crear confusión y conflictos en el lugar de trabajo.
Los líderes que son buenos comunicadores pueden aumentar la moral de los empleados, reducir las tasas de rotación y aumentar la productividad en la organización. También tienen un vínculo más fuerte con sus equipos y experimentan menos conflictos. Además, la comunicación interna efectiva garantiza que sus empleados comprendan sus funciones y la contribución que están haciendo al crecimiento y al éxito de la empresa.
