Por definición, un informe completo pretende explorar un tema o una idea con gran detalle. En los negocios, los informes completos a menudo se utilizan para evaluar y discutir la situación financiera de una empresa. Los informes completos también pueden usarse para otros fines, como resumir una nueva tendencia de negocios o describir un nuevo mercado objetivo. Aprender exactamente cómo escribir un informe completo puede ser una habilidad comercial útil para los empleados en cualquier nivel.
Antes de empezar a escribir
Antes de comenzar a escribir su informe completo, reúna toda la información relevante, datos, cuadros, tablas y documentos que deberá consultar a medida que escribe. Debes crear un esquema, una herramienta de escritura que pueda ayudarte a organizar tus pensamientos en un formato estructurado. Un esquema generalmente consiste en oraciones cortas o frases que pueden servir como puntos de partida para las diversas secciones de su informe. Aunque estas secciones variarán según el tipo de informe que esté escribiendo, pueden incluir un resumen ejecutivo, una introducción, una tabla de contenidos, varios párrafos principales, una conclusión, un apéndice y una sección de referencias.
Escribiendo el informe
Usando su esquema para guiarlo, comience escribiendo un primer borrador del informe completo. Comience con la introducción, que les dirá a los lectores qué van a leer y les explicará los puntos principales que se presentarán en el informe. Después de la introducción, agregue varios párrafos o secciones específicas que aborden los puntos clave de su informe. Al final del informe, escriba una conclusión que resuma el informe. La conclusión debe consolidar todos los puntos principales que hizo en el informe. Puede incluir sus recomendaciones u opiniones sobre el tema en cuestión.
El resumen ejecutivo
Una vez que haya escrito su informe, es útil escribir el resumen ejecutivo. Consiste en varios párrafos que resumen todo el informe. El resumen ejecutivo debe dar al lector una vista previa resumida del informe completo para que puedan seleccionar los aspectos más destacados. Esta sección del documento a menudo es útil para ejecutivos ocupados que desean obtener una vista previa del informe para comprender de qué se trata. Una breve muestra de un resumen ejecutivo podría ser:
Ejemplo:
Digital Shirts, Inc. ofrece camisas a medida de alta gama equipadas con un algoritmo patentado. Nuestras tiendas están ubicadas en algunos de los mejores centros comerciales del país, casi exclusivamente en vecindarios de mayores ingresos. Nuestros equipos de ventas están bien capacitados para crear una experiencia de compra de camisas artesanales para cada cliente.
Este informe se ha encargado de describir los detalles de un nuevo ala propuesta de la compañía.
Sobre la base de las cifras de los últimos cinco años, el informe muestra que los ingresos se han estancado, mientras que otros minoristas de alto nivel están experimentando aumentos récord. Después de una extensa investigación, el departamento de investigación ha determinado que todas las empresas con un aumento en los ingresos reportado también tuvieron un aumento en el contenido digital que los conecta con sus clientes.
R&D ha determinado que una aplicación de ajuste digital, diseñada para dar a cada camiseta un ajuste perfecto sin visitas extensas de ajuste personal, crearía un aumento sustancial en los ingresos. Este informe detalla más cómo se usaría la aplicación, la cantidad de investigación práctica que se ha realizado y los resultados proyectados de la adopción de esta tecnología.
Se recomienda que todas las tiendas comiencen a incorporar la nueva tecnología de adaptación digital y que los materiales de capacitación y mercadeo se creen a tiempo para aprovechar la próxima temporada de vacaciones.
Los documentos de apoyo son útiles
Enumere la fuente de los cuadros, tablas o gráficos que utilizó en el informe en el apéndice y agregue sus fuentes de investigación a la página de referencias. Estos documentos de respaldo agregarán peso a sus argumentos.
El proceso de edición
Una vez que haya completado su primer borrador, vuelva a revisar el informe completo para hacer cambios y adiciones como mejor le parezca. Puede terminar con varios borradores al final del proceso de escritura. A lo largo del proceso de escritura, tenga en mente a su público objetivo. El tipo de idioma que utilice variará según quién leerá el informe completo. Por ejemplo, si está escribiendo para un experto en el campo, puede incluir términos complejos específicos de la industria. Pero si está escribiendo para un laico, evite usar la jerga y las siglas confusas. En algunos casos, puede tener sentido escribir un informe completo diferente para cada grupo de partes interesadas.
Después de que termine de escribir
Una vez que haya completado el proceso de escritura, es importante revisar su trabajo varias veces, haciendo las correcciones necesarias. Antes de enviar el informe completo a la audiencia a la que está destinado, considere pedirle a un miembro del departamento de comunicaciones de su empresa que revise y edite el documento. Este paso es crucial si el informe completo será leído por miembros del público en el futuro.
La precisión, la gramática y la ortografía adecuadas son clave, especialmente si los gerentes de nivel superior de su empresa leerán el informe. Si bien no todos los miembros de la oficina corporativa de la compañía leerán su trabajo, un excelente informe completo solo puede hacer que se vea mejor cuando llegue el momento de la promoción.
