Cada vez más empresas subcontratan la gestión de proyectos o contratan profesionales para realizar esta tarea. Con los cambios en la industria, puede ser difícil encontrar personas calificadas que estén al tanto de las últimas tendencias y estrategias. Solo el 2.5 por ciento de las organizaciones completan exitosamente todos sus proyectos. Un asombroso 70 por ciento de los proyectos fracasan. Teniendo en cuenta estos números, podría preguntarse si vale la pena contratar a un gerente de proyecto. Al igual que todo lo demás, hay ventajas y desventajas a considerar. Un administrador de proyectos capacitado puede reducir sus gastos, optimizar la administración del flujo de trabajo y ayudar a hacer crecer su negocio.
Gerencia de Proyectos Pros
Ya sea que esté dirigiendo una pequeña empresa o una organización establecida, es posible que no pueda manejar todo tipo de proyectos de principio a fin. Ciertos proyectos son extremadamente complejos y tienen una fecha límite ajustada o requieren habilidades especiales que su equipo puede no tener. Un administrador de proyectos calificado puede ayudarlo a organizar y administrar las tareas que consumen más tiempo. Un gerente de proyectos experimentado también motivará a su equipo, administrará recursos, medirá resultados, brindará retroalimentación y encontrará formas de aumentar la calidad y reducir costos o tiempo. Otras habilidades de gestión de proyectos incluyen técnicas de programación mejoradas, respuesta al cambio, comunicación mejorada, control de calidad y gestión de riesgos.
Establecimiento eficiente de objetivos
La mayoría de los proyectos fracasan simplemente porque los gerentes carecen de un objetivo claro. En 2013, menos de un tercio de todos los proyectos se entregaron a tiempo y dentro del presupuesto asignado. Por esta razón, establecer objetivos SMART es primordial. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos específicos. Eso es lo que significa el acrónimo SMART. Los objetivos SMART asegurarán que sus proyectos se entreguen a tiempo sin exceder el presupuesto. Los gerentes de proyectos profesionales tienen la experiencia y las herramientas necesarias para crear pronósticos, administrar los costos del proyecto y determinar los riesgos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Comunicacion mejorada
La gestión del proyecto permite una comunicación más eficiente entre los líderes y otros empleados involucrados en el proyecto. Los gerentes de proyectos con experiencia son eficaces en la gestión de partes interesadas que son fundamentales para el éxito del proyecto. Los gerentes de proyecto mantienen la cohesión del equipo, facilitan reuniones, solicitan expertos en la materia, intercambian ideas y monitorean los comentarios en tiempo real. La comunicación es fácilmente el aspecto más crítico de cualquier proyecto, y es una habilidad necesaria para cada profesional de proyectos.
Mayor satisfacción del cliente
Los proyectos pueden ofrecer nuevas funciones y abrir nuevos servicios o productos para deleitar a los clientes, o los proyectos pueden contribuir a reducir los costos para los clientes. Dado que las metodologías de gestión de proyectos priorizan los factores de calidad, como las características que los clientes desean, las empresas con una gestión de proyectos exitosa experimentan una mayor satisfacción del cliente. Esto se traduce en más ingresos y crecimiento del negocio. Su organización será conocida por entregar excelentes resultados.
Alto nivel de experiencia
Al contratar un administrador de proyectos o proyectos de subcontratación, su empresa se beneficiará de un alto nivel de experiencia. Las personas dentro de su organización aprenderán cosas nuevas y obtendrán una nueva perspectiva que contribuirá a su crecimiento profesional. Además, la gestión de proyectos liberará su tiempo para que pueda centrarse en los aspectos centrales de su negocio. Un gerente de proyecto experimentado podrá articular el proceso del proyecto y administrar todas las áreas del proyecto, incluido el personal y el cumplimiento.
Evaluación de riesgos precisa
Más del 75 por ciento de las empresas carecen de confianza en el éxito del proyecto. El retrabajo excesivo, el alcance del alcance, la comunicación deficiente y los objetivos poco claros suelen ser los culpables. La gestión de proyectos le permite tomar riesgos calculados y asignar recursos de manera más eficiente. Identificarás cuáles son los riesgos incluso antes de comenzar. De esta manera, puede planificar cualquier problema en las primeras etapas y tomar decisiones más inteligentes a medida que surjan riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La gestión eficaz de riesgos también le permite aprovechar los riesgos positivos u oportunidades cuando surgen.
Gestión de Proyectos Contras
Si un gerente de proyecto no tiene la experiencia o el conocimiento adecuados, pueden surgir muchos problemas. La pérdida de recursos, problemas de programación, problemas de seguridad y conflictos interpersonales son las principales desventajas de la gestión de proyectos. Además, su organización puede incurrir en altos costos al subcontratar el trabajo o al contratar nuevos empleados para completar el proyecto. A veces, la gestión de proyectos puede interferir con sus operaciones diarias o irse drásticamente mal.
Altos precios
Si está contratando un gerente de proyecto, espere invertir en software especializado. Estos programas pueden ser costosos y difíciles de implementar. Como su equipo también los usará, es posible que necesiten capacitación. Dependiendo de sus necesidades, es posible que también tenga que contratar expertos en la materia o especialistas para ayudarlo con un proyecto. A menudo, habrá un impulso de los interesados para incluir características que no fueron planeadas inicialmente. Todos estos problemas pueden sumar rápidamente el costo de un proyecto.
Complejidad aumentada
La gestión de proyectos es un proceso complejo con múltiples etapas. Algunos expertos tienden a complicar todos los procesos, lo que puede confundir a su equipo y causar retrasos en la entrega del proyecto. También pueden volverse rígidos o precisos en sus planes, creando un ambiente estresante dentro de la organización. Normalmente, los proyectos con un gran alcance serán más complejos de entregar, especialmente si no hay un equipo dedicado exclusivamente a trabajar en el proyecto. Los miembros del equipo de funciones cruzadas podrían quedarse atrás en su trabajo diario, agregando una capa adicional de complejidad.
Comunicación de arriba
Cuando contrata un equipo de gestión de proyectos, nuevos empleados se unen a su empresa. Esto agrega una capa adicional de comunicación y puede que no siempre coincida con su cultura organizacional. Es por eso que los expertos recomiendan mantener a su equipo lo más pequeño posible. Cuanto más grande es un equipo, mayor es la sobrecarga de comunicación. A veces, se requiere un equipo grande para un proyecto, por lo que es importante encontrar gerentes de proyectos que tengan habilidades de comunicación sólidas en una diversidad de personas.
Falta de creatividad
A veces, la gestión de proyectos deja poco o ningún espacio para la creatividad. Los líderes de equipo se centran excesivamente en los procesos de gestión o establecen plazos ajustados, lo que obliga a su personal a trabajar dentro de parámetros estrictos. Esto puede desalentar el pensamiento creativo y obstaculizar la innovación que podría beneficiar al proyecto. Es importante que un gerente de proyecto sepa cuándo inspirar la creatividad y cuándo seguir estrictamente el plan del proyecto.
Una organización puede crecer y lograr el éxito sin un equipo de gestión de proyectos en su lugar. Sin embargo, la contratación de un profesional calificado para manejar estos aspectos puede abrir nuevas oportunidades y ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos más rápidamente.
