La tentación de realizar cada tarea usted mismo y dirigir la empresa por su propia cuenta, pero el resultado de esa elección habla por sí mismo. Intente pararse con cada pie en un carro separado mientras controla 16 caballos, y seguramente se estrellará. Aunque el negocio puede sobrevivir a las consecuencias, comenzar de nuevo requiere inmensas cantidades de corazón y alma y devora su precioso tiempo.
La elección preferida requiere soltar las riendas y elegir entre el diseño organizativo funcional o divisional, por lo que debe considerar las fortalezas y debilidades de los distintos tipos antes de que su selección sea permanente. Examine los beneficios y los inconvenientes de la función en comparación con el departamento para decidir quién debe desempeñar qué roles en la empresa, quién informará a quién y cómo agrupar a los miembros del personal para lograr la máxima eficacia.
¿Cuáles son los cuatro tipos de estructuras organizativas?
Las estructuras organizativas proporcionan la descripción formal de cómo la comunicación y la toma de decisiones deben tener lugar en su empresa. Un organigrama describe quién reporta a quién y quién tiene la última palabra sobre cualquier problema laboral que pueda surgir. Los empleados nuevos pueden consultar el organigrama para preguntar a la persona adecuada qué decisiones y acciones tienen aprobación previa y cuáles requieren permiso cada vez, como por ejemplo si ordenar o no equipos de oficina duraderos o reembolsar los pagos de los consumidores por productos y servicios personalizados. Desafortunadamente, tomar decisiones en estructuras organizativas jerárquicas o en forma de pirámide a menudo conduce a discusiones interminables de responsabilidad sin que los miembros del equipo tomen una acción decisiva, así que explore los beneficios y desventajas de cada estructura antes de decidir cuál es la mejor para su empresa..
Estructura organizativa plana
La estructura organizativa plana elimina varias capas de personal entre los tomadores de decisiones y los empleados en el nivel inferior de la tabla. En lugar de tener un líder de equipo que informa a un gerente de planta que luego informa a un director y así sucesivamente al CEO, equipos de hasta 15 personas reportan a un solo gerente, quien a su vez informa directamente al CEO. En el modelo de gestión plana, los miembros del equipo se comunican primero con su gerente. Los gerentes a veces consultan entre sí antes de hablar con el CEO, después de lo cual regresan al piso de trabajo para compartir información con sus respectivos equipos. No menos de una vez al año y tan a menudo como una vez por trimestre, el CEO puede hablar con toda la fuerza laboral en el estado de la dirección de la empresa.
Un organigrama plano a menudo se parece a un rectángulo o trapecio, con un máximo de dos a cuatro capas entre los trabajadores y el propietario o CEO, en comparación con otros mapas organizativos que pueden tener seis o más niveles de autoridad. Los miembros del equipo tienen un poco de poder para tomar decisiones, como cuándo tomar descansos, pero qué turnos cubrir, cuántas horas trabaja cada empleado y si alguien puede actuar o no sin un permiso continuo y continuo, el CEO y los gerentes aún deben hacerlo. Y de ahí a los miembros del equipo. La mayoría de las compañías de inicio magras comienzan con una estructura autocrática pero, por lo demás, plana, que eventualmente evoluciona hacia un cuadro jerárquico, basado en funciones, a menos que los distintos equipos eviten deliberadamente ser burocráticos.
Informes matriciales
En una empresa que atiende a más de una región geográfica, ofrece múltiples productos, realiza distintas funciones o atiende a más de un grupo de clientes, cada empleado informa a más de un departamento o división. El organigrama matricial se asemeja a un diamante: empleados en el nivel inferior, gerentes de uno o más departamentos en el siguiente nivel y el jefe de la empresa en la parte superior. Esta estructura de gestión funciona bien con una industria de servicios, como satisfacer las necesidades de vivienda y empleo de las personas con discapacidades, por ejemplo.
Organizaciones funcionales
¿Alguna vez escuchó "ese no es mi departamento" cuando necesita información o tiene que tomar una acción? Es posible que se haya unido a una empresa que haya organizado su fuerza laboral según sus funciones. Concesionarios de automóviles a menudo utilizan este modelo de gestión. Los concesionarios típicos tienen un grupo de ventas y un departamento de finanzas que trabajan juntos en cada acuerdo, un departamento de servicios administrativos que se encarga de los problemas de recursos humanos y de atención al cliente, un equipo de servicio y una sección de publicidad. La comunicación a veces falla debido a que tiene que pasar mensajes a través de tantas capas de autoridad, pero todos saben qué responsabilidades tienen, por lo que no se toma ninguna decisión hasta que los diferentes equipos se reúnen para crear estrategias para lograr sus cuotas diarias, semanales y mensuales. Para ventas y servicio.
Definición de la estructura divisional
En compañías con alcance nacional, continental o global, dividirse en divisiones por marca o región puede reducir la duplicación de mano de obra y recursos que se produce cuando un sistema de gestión orientado a la función crece demasiado. En lugar de continuar las operaciones como una entidad única y difícil de manejar, la empresa que utiliza un diseño organizativo divisional se clonaría primero y luego recortaría su fuerza laboral. La gerencia media toma el golpe inicial, seguida por los trabajadores menos competentes o eficientes hasta que solo permanecen los mejores productores y los gerentes suficientes para mantener las cosas funcionando de manera eficiente. En este punto, los trabajadores mejor pagados reciben ofertas, a menudo incluyendo generosos incentivos, para dejar la empresa. Tanto la empresa nueva como la antigua se renombraron para reflejar los cambios, a veces se reorganizan como División (Nombre de la Compañía) (Nombre o Número de la Región). Las dos divisiones continúan como antes hasta que se vuelven lo suficientemente grandes como para dividirse nuevamente.
Holacracy
El desarrollo reciente del quinto tipo de estructura organizativa, conocida como "holacracia", distribuye el poder de toma de decisiones a través de roles y responsabilidades. Los miembros del personal seleccionan los roles que desean desempeñar y asumen la responsabilidad de realizar las innumerables tareas necesarias para lograr los objetivos de la empresa. El sistema, creado por Brian J. Robertson, derroca la pirámide de poder feudal, de arriba hacia abajo, practicada por organizaciones más grandes y antiguas, y transfiere la toma de decisiones y la libertad de acción a cada empleado individual de la empresa. Sorprendentemente, casi 140 empresas y contadores han elegido la holacracia como su estructura organizativa a partir de 2018, incluidos Zappos y Mercedes-Benz. Esta estructura se asemeja a un grupo de globos de palabras superpuestas.
¿Qué es un gráfico funcional?
Visualice su empresa como un dibujo, con el propietario o CEO en la posición superior. Ese dibujo comienza tu carta. El presidente y dos o más vicepresidentes se encuentran debajo del CEO. Bajo cada vicepresidente, se encuentran dos o más gerentes de departamento: finanzas, servicio al cliente, el equipo de producción y el equipo de investigación y desarrollo. El gráfico ilustra una cadena de mando clara y directa. La información viaja hacia abajo desde el propietario y el CEO, y solo rara vez algo viaja hacia arriba a través de los gerentes de piso hasta los jefes de departamento. Cuando eso sucede, pueden pasar meses o años antes de que un trabajador determinado vea implementada alguna de sus ideas.
¿Qué es una estructura organizacional divisional?
Como se dijo anteriormente, las compañías organizan una división cuando la compañía crece a un tamaño inmanejable. Las divisiones sirven a una región geográfica o representan el mercado completo de una empresa. Cada escaparate lleva solo una marca o línea de productos a menos que la compañía haya completado un ciclo de crecimiento.
Algunas compañías divisionales existen para comercializar los subproductos de otras industrias. Este enfoque reduce la producción de basura al tiempo que obtiene los máximos beneficios de cada línea de productos. Como ejemplo, la compañía Procter and Gamble fabrica jabón, muchos de cuyos ingredientes provienen de los subproductos de la producción de carne. Su ubicación en Cincinnati le permite a Procter and Gamble aprovechar la competencia entre los diversos productores de carne en Ohio, manteniendo así bajos los precios. Esa misma región de Cincinnati también produce alcohol de grano, por lo que el grano que hizo un barril de bourbon también alimentó a una manada de ganado. El estiércol y la orina producidos por el ganado y los cerdos en la zona se convierten en los productos químicos utilizados para fabricar jabón después de la digestión y eliminación. Los animales también producen fertilizantes para el siguiente campo de grano y combustible para la granja en forma de amoníaco y metano.
¿Qué es un entorno de trabajo matricial?
Una empresa que utiliza la estructura matricial para la gestión y la comunicación puede servir a niños, familias y adultos, ofreciendo servicios de relevo, cuidado personal y capacitación de intervención temprana para los niños y las familias, además de proporcionar asistencia de preparación para el empleo para los adultos. Como tal, esta empresa tendría un departamento de garantía de calidad, asistencia para la vivienda, capacitación laboral y un departamento de servicios familiares. Los administradores del programa pueden informar a tres de los cuatro departamentos, y el departamento de garantía de calidad auditará de manera independiente los tres, o cada departamento puede informar a su propio supervisor y al especialista en control de calidad. Si bien la estructura matricial aumenta la comunicación entre los departamentos, muchos empleados aún carecen del poder para tomar una decisión espontánea. Los distintos programas también tienen que competir por los dólares del presupuesto.
Decida cómo configurar la estructura de su negocio
Independientemente de si elige una estructura organizativa funcional o divisional, utiliza una matriz o simplemente permite que su empresa funcione como un holacracy, asegúrese de que cada miembro del personal sepa a quién le reporta y qué deberes debe cumplir. Si decide experimentar con estructuras más nuevas, traiga a un capacitador que sobresalga en ese estilo de administración en particular en lugar de confundirse con un proceso desconocido por su cuenta. Solicite el asesoramiento de sus aseguradoras de salud sobre qué estructuras organizativas contribuyen al estrés y las lesiones en el lugar de trabajo y pregunte a las aseguradoras de su negocio si existe alguna probabilidad mayor de que existan vulnerabilidades legales de cada tipo de organización.
Debido a que algunas estructuras de gestión funcionan mejor en industrias específicas, visite algunas empresas similares y siéntase libre de copiar su estilo si esa compañía parece estar prosperando. Dedica tanto tiempo a observar cómo funcionan sus empresas como lo permitan. Haga todas las preguntas, aunque parezca irrespetuosa o entrometida.
Una vez que permita que se desarrolle una jerarquía basada en funciones, dé tiempo a cada persona de la empresa para establecerse en su posición. Tome nota de los cuellos de botella o las luchas de poder. ¿Es el problema la posición o la persona? No tenga miedo de mover a las personas de una posición a otra hasta que todo funcione sin problemas y comience a obtener los márgenes de ganancia esperados en su industria. Si la posición creó el problema, haga una lluvia de ideas sobre los cambios que deben ocurrir antes de eliminarlo del gráfico de su empresa.
Si te encuentras moviendo a la misma persona en la empresa sin ver ninguna mejora en su producción o un aumento en su competencia, anímala a encontrar una nueva posición en otro lugar. También es posible que tengas que ahorrarte un dolor de cabeza y despedirla por completo. Es mejor ser abierto y honesto desde el principio en lugar de pelear con una empleada popular y arraigada que no encaja en su rol actual. Cuanto más arraigado y popular se convierte un mal empleado, mayor es su efecto en la moral.
Mantenga la situación lo más positiva posible ayudando a los empleados a los que necesita despedir para encontrar su próximo trabajo. Bríndeles una indemnización por despido, por ejemplo, o póngalos en programas de capacitación como parte del proceso de separación de su empresa. Sobre todo, si tiene el tiempo y los recursos, brinde a los empleados a los que debe despedir o rechazar una lista de recursos locales para amortiguar las pérdidas económicas y ayudarlos a navegar por el camino hacia su próxima posición en una industria completamente diferente.
