Las estructuras de control son necesarias en los negocios para garantizar que se sigan los procedimientos y se alcancen los objetivos. Una estructura de control individual refleja las políticas y procedimientos para la organización específica y tiene en cuenta factores tales como la salud financiera de la empresa, el cumplimiento de las regulaciones externas y la comunicación de la empresa. Las cinco estructuras de control básicas ayudan a las organizaciones a identificar fortalezas, así como a identificar áreas de mejora.
Ambiente
La estructura de control más importante en cualquier negocio es el entorno general. En el entorno de control interno, las decisiones reflejan las prioridades que los dueños de negocios y la alta gerencia asignan a cada función dentro de la empresa. Los controles en una industria altamente regulada serán más estrictos que en una industria que tenga una mínima intervención gubernamental. Ya sea altamente formal o relajado, el entorno de una empresa debe estar bien planificado y comunicado dentro de la empresa. Las grandes empresas toman decisiones ambientales en múltiples áreas, como los departamentos legales, de recursos humanos y financieros.
Auditoría
Una estructura de control importante es una auditoría periódica. Ya sean realizadas por un departamento dentro de la organización o contratadas a un proveedor externo, las auditorías aseguran que los empleados sigan las políticas de la compañía y que los procedimientos se establezcan y se entiendan adecuadamente. Algunos propietarios de negocios contratan asistencia de auditoría externa para obtener una evaluación objetiva de la empresa.
Comunicación
Cada negocio debe impartir información a los empleados. Por lo tanto, la comunicación es un elemento crucial de la estructura de control en cualquier organización. Las clases de capacitación y / o los manuales para empleados son formas efectivas de comunicar la estructura de control. Una empresa debe decidir, de acuerdo con las regulaciones y los deseos de la alta dirección, si la capacitación será formal o informal. Sin embargo, para las empresas más pequeñas, las clases de capacitación pueden no ser factibles o necesarias.
Los riesgos
La evaluación de riesgos es una estructura de control esencial. Los riesgos legales y financieros para una empresa pueden ser catastróficos. Una empresa necesita determinar las situaciones potenciales en estas áreas y qué acciones se tomarán si se desarrolla un caso. La evaluación de riesgos incluye una auditoría periódica de la contabilidad, así como el cumplimiento de todos los asuntos legales y regulaciones de la industria.
Actividades de control
Las actividades de control aseguran que las políticas y procedimientos que podrían afectar los riesgos financieros y legales se entiendan y se cumplan. Estas actividades son ordenadas por la alta gerencia para garantizar que cada faceta de la organización esté legal y financieramente protegida y se adhiera a los estándares y regulaciones. Los ejemplos de actividades de control incluyen presupuestos anuales de todos los departamentos o un punto de control legal para la correspondencia del cliente. Las actividades de control variarán en alcance y prioridad según la organización individual y la industria en la que participa.
