Una estructura organizativa estratégica y cuidadosamente planificada ayuda a que una empresa funcione de manera efectiva y eficiente. Una estructura inefectiva puede causar problemas importantes para una empresa, como la pérdida de beneficios, la rápida rotación de empleados y la pérdida de productividad. Los expertos en administración utilizan los seis elementos básicos de la estructura organizativa para diseñar el plan correcto para una empresa específica. Estos elementos son: departamentalización, cadena de mando, rango de control, centralización o descentralización, especialización laboral y grado de formalización. Cada uno de estos elementos afecta la forma en que los trabajadores se relacionan entre sí, con la gerencia y con sus trabajos para alcanzar los objetivos del empleador.
Consejos
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Los seis elementos básicos de la estructura organizativa son: departamentalización, cadena de mando, rango de control, centralización o descentralización, especialización laboral y grado de formalización.
Departamentalización
La departamentalización se refiere a cómo la estructura organizativa agrupa las funciones, oficinas y equipos de la empresa. Esos grupos individuales se denominan típicamente departamentos. Los departamentos generalmente se clasifican en función de los tipos de tareas que realizan los trabajadores en cada departamento, pero esta no es la única manera de crear el desglose departamental de una empresa. También puede dividir el negocio en grupos según el producto o las líneas de marca, las ubicaciones geográficas o incluso las necesidades de los clientes.
Cadena de mando
La mayoría de las organizaciones, desde empresas hasta organizaciones sin fines de lucro o militares, utilizan una cadena de mando. Esto ayuda a eliminar las ineficiencias al hacer que cada empleado informe a un solo gerente, en lugar de a varios jefes. En el contexto corporativo, este tipo de cadena de comando se refleja en la estructura organizativa y afecta a las descripciones de los trabajos, así como a las jerarquías de las oficinas. Los gerentes asignan tareas, comunican las expectativas y los plazos a los empleados y brindan motivación de uno a muchos.
Cuando los empleados encuentran obstáculos o problemas, informan al gerente correspondiente. Cuando sea necesario, el gerente es responsable de llevar la preocupación o de enviar la cadena de mando al siguiente nivel, y así sucesivamente. Esta cadena de autoridad o comando agiliza las operaciones y comunicaciones corporativas para un negocio más eficiente y productivo.
Ámbito de control
El ámbito de control de una organización define de cuántos empleados es responsable cada gerente dentro de la empresa. No existe un tipo único de control que sea ideal para todas las compañías o incluso para todas las empresas en una industria específica. La duración óptima dependerá de una serie de factores, incluido el tamaño de la fuerza laboral, cómo se divide la empresa en departamentos e incluso los objetivos y estrategias comerciales específicos de la empresa.
Otros factores a considerar son el tipo de gerente asignado a cada departamento específico y las descripciones de trabajo de los empleados que reportan a ese gerente. Basado en el estilo o enfoque individual del gerente, el rango de control puede variar de tres o cuatro a 15 o más. Por supuesto, los gerentes que están ubicados más arriba en la cadena de mando generalmente tienen un control más estricto, ya que son directamente responsables de los gerentes de nivel medio o de los líderes de equipo.
Centralización y descentralización
Las estructuras organizativas también descansan en algún lugar en un espectro de centralización. En general, las entidades corporativas más conservadoras adoptan una estructura centralizada. En este diseño, los gerentes de nivel C toman todas las decisiones, la gerencia diseña un plan para la ejecución y los empleados de primera línea llevan a cabo ese plan. Los oficiales de nivel C son generalmente aquellos en el nivel superior del organigrama, como el director ejecutivo, el director de operaciones y el director de marketing.
Centralizar la autoridad en un negocio significa que la gerencia media generalmente se queda con poca o ninguna información sobre los objetivos que establece la empresa. Este sistema es típico en organizaciones corporativas más grandes, así como en compañías en industrias más conservadoras. Por otro lado, una empresa podría adoptar un enfoque más descentralizado. Un sistema descentralizado permite que todos los niveles de gestión tengan la oportunidad de aportar información sobre metas y objetivos de gran visión. En general, las decisiones más grandes de toda la compañía todavía están reservadas a los oficiales de nivel C, pero los gerentes departamentales disfrutan de una mayor latitud en la forma en que operan sus equipos.
Especialización del trabajo
En cualquier negocio, los empleados en todos los niveles generalmente reciben una descripción de sus deberes y las expectativas que vienen con sus puestos. En las empresas más grandes, las descripciones de puestos generalmente se adoptan formalmente por escrito. Este enfoque ayuda a garantizar que se satisfagan las necesidades específicas de la fuerza laboral de la empresa, sin ninguna duplicación innecesaria de esfuerzos. La especialización en el trabajo garantiza que todos los empleados tengan tareas específicas que se espera que realicen en función de la experiencia laboral, la educación y las habilidades de cada empleado. Esto evita la expectativa de que los empleados realizarán tareas para las que no tienen experiencia o capacitación previas y evitarán que se desempeñen por debajo de sus capacidades.
Formalización
Finalmente, las estructuras organizativas implementan cierto grado de formalización. Este elemento esboza las relaciones interorganizacionales. La formalización es el elemento que determina los procedimientos, reglas y pautas de la compañía según lo adoptado por la gerencia. La formalización también determina los aspectos de la cultura de la empresa, como si los empleados tienen que registrarse para ingresar y salir al llegar y salir de la oficina, cuántos descansos pueden tomar los trabajadores y cuánto tiempo pueden durar esos descansos, cómo y cuándo los empleados pueden usar las computadoras de la empresa y cómo trabajan los trabajadores. Se espera que todos los niveles se vistan para trabajar.
