Cada compañía, grande o pequeña, completa proyectos a lo largo del curso normal de negocios. Algunos proyectos se completan sin problemas, mientras que otros nunca despegan. Los proyectos que se completaron con éxito generalmente comenzaron usando un marco de gestión de proyectos para dividir el proyecto en partes manejables.
Marco de gestión de proyectos definido
Monash University, una de las universidades internacionales más grandes de Australia, define un marco de gestión de proyectos como un conjunto de herramientas y plantillas de procesos diseñadas para ser utilizadas en conjunto para administrar un proyecto a lo largo de su ciclo de vida. En términos más claros, un marco de gestión de proyectos es cómo se gestiona un proyecto hasta su finalización. Un proyecto tiene un ciclo de vida natural que comienza antes de iniciarse y evoluciona hasta que el proyecto se completa. Hay etapas naturales de un proyecto: iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar. La Universidad del Norte de Texas proporciona un recurso detallado de gestión de proyectos, el Manual de Gestión de Proyectos, que detalla la importancia de cada etapa.
Iniciando
Este es el comienzo de un proyecto que brinda la oportunidad de dar razones específicas con respecto al valor del proyecto para las partes interesadas. Los interesados pueden ser cualquier persona directa o indirectamente afectada por el proyecto. La etapa de inicio requiere que el gerente del proyecto defina el alcance y los objetivos del proyecto, identifique al patrocinador del proyecto y la cantidad total de recursos del proyecto, e identifique la necesidad del proyecto.
Planificación
Este paso experimenta cierta superposición con el inicio, pero generalmente se define como los factores de planificación clave asociados con el proyecto. Algunas actividades de planificación clave son: planes de presupuesto, cronogramas, plan de adquisiciones, requisitos y reclutamiento del equipo del proyecto y riesgos del proyecto.
Ejecutando
La fase de ejecución es la fase más larga de un ciclo de vida del proyecto e implica la medición de todas las tareas completadas mediante la evaluación de las tareas en comparación con la medida de calidad establecida por las partes interesadas. Para que este proceso sea exitoso, las medidas de calidad deben ajustarse a la definición SMART. Todas las medidas deben ser específicas, medibles, alcanzables, realistas y oportunas.
Controlador
Esta fase garantiza que todas las tareas asignadas a las diferentes fases del proyecto se hayan analizado y hayan cumplido con los estándares de calidad del proyecto. Esta etapa es similar a la etapa de ejecución, pero su propósito es en realidad medir el desempeño del proyecto, comparar el desempeño real con el desempeño esperado y corregir cualquier discrepancia en el desempeño o la calidad del proyecto.
Clausura
El paso final del ciclo de vida del proyecto puede ser el más importante; Para que un proyecto se considere completado, todas las tareas del proyecto deben completarse con éxito. La etapa final de un proyecto requiere que el gerente del proyecto complete una auditoría del proyecto, celebre las reuniones finales del proyecto y archive y envíe todos los documentos relacionados con el proyecto. Una vez que se hayan enviado los documentos, el gerente del proyecto debe presentar un informe de cierre del proyecto y hacer que el comité directivo o el patrocinador del proyecto apruebe el informe.
