El mundo digital ha hecho de la comunicación, posiblemente, el conjunto de habilidades más importante tanto para individuos como para corporaciones. Cuando las comunicaciones se desintegran dentro de una empresa, a menudo predice cuándo otras dinámicas del lugar de trabajo seguirán esa espiral descendente. Para dominar la comunicación, uno debe entender las diferencias fundamentales entre las comunicaciones formales e informales, y cuándo se aplica mejor cada una. Cuando la comunicación es fluida y abierta, a menudo conduce a una mayor eficiencia, mejores relaciones y una mayor moral.
¿Qué es la comunicación corporativa?
Antes de adentrarse en las complejidades de los métodos de comunicación formal e informal, es bueno tener una idea básica de lo que comprende la comunicación corporativa.
La comunicación corporativa puede ser tanto interna como externa. En ocasiones, puede tratarse de educar a los empleados sobre la imagen de marca y cómo mantener y proyectar la marca a través de todos sus esfuerzos. Las comunicaciones se utilizan para construir relaciones con los interesados. Es a través de la mensajería que el daño se controla o empeora cuando las cosas van de lado. Las comunicaciones definen marketing, relaciones públicas y conciencia de marca externa. Es en la mensajería y la comunicación que las empresas crean marcos para el lugar al que se dirigen y los proyectos que están por venir.
En resumen, las comunicaciones corporativas están detrás de casi todos los aspectos de la empresa moderna. Destacar en la comunicación es una forma clave en que los empleados y la gerencia pueden llevar sus carreras a niveles más altos.
¿Qué son los métodos de comunicación formal e informal?
Cualquier forma en que uno elija dar a conocer algo es un método de comunicación y la variedad es vasta. Algunos incluyen:
- Hablando alrededor del enfriador de agua.
- Envío de un correo electrónico de toda la empresa o persona a persona.
- Publicación en foros corporativos.
- Compartir en un boletín corporativo.
- Poner un folleto en el tablón de anuncios del comedor.
- Mensajería de chat peer-to-peer.
- Conversaciones grupales o de equipo en un grupo de Slack de la compañía o en una junta de Basecamp
- Dirigiéndose a una mesa redonda corporativa.
- Hacer un discurso en un picnic de empresa.
- Cualquier forma de mensajes de texto, redes sociales e incluso videos.
- Emitir un informe de las partes interesadas.
Ninguno de estos métodos es ineficaz para la comunicación. Todos sacan la voz. La pregunta es, ¿son un método apropiado para ese mensaje? Aún más importante, ¿son inapropiadas?
En algunas regiones, enviar mensajes de texto fuera del horario laboral puede ser ilegal o contravenir los términos contratados de un empleado. Hacer amistad en Facebook puede ser inadecuado para un supervisor o gerente, ya que podría llevar a una informalidad desenfrenada fuera del horario laboral. De una región a otra y de una compañía a otra, la variedad de comunicaciones de hoy presenta una variedad de dilemas y consideraciones que deben ser reconocidos y comprendidos tanto por los gerentes como por los empleados.
Ejemplos de métodos de comunicación informal
Las comunicaciones informales son cualquier método de comunicación que no sigue la cadena de mando corporativa ni se adhiere a las mejores prácticas establecidas dentro de la empresa. Puede incluir chismes, rumores, charlas informales, bromas de recreo y más. Ocurre en correos electrónicos, a través de textos, en aplicaciones de mensajería de grupo, notas escritas a mano, Post-it pegadas a informes, en llamadas telefónicas e incluso en blogs de equipos. A menudo, se considera de igual a igual, lo que significa que rara vez ocurre con personas en diferentes niveles de autoridad.
En general, puede ser impetuoso, no planificado, casual y no verificado. Por lo general, no se debe tomar como una última palabra y, a menudo, se espera que esté fuera del registro.
Tal vez un empleado diga casualmente: "Vi los informes de ventas y creo que significa cosas malas para la seguridad de nuestro trabajo". Esta es una comunicación informal que de ninguna manera representa el resultado final de la compañía. Las ventas pueden reducirse por cualquier número de razones, desde un cliente importante que se declara en bancarrota hasta el desarrollo de un producto que se prepara para un nuevo lanzamiento que podría hacer que un producto antiguo se vuelva obsoleto. Para cualquiera que tome un comentario tan frívolo como el evangelio podría ser peligroso para la moral del equipo. Es importante que los empleados entiendan las observaciones casuales, ya que una "comunicación informal" de una persona puede dañar al equipo.
Digamos que otro empleado envía un mensaje de texto de toda la compañía invitando a todos a tomar una copa en el Agujero de Riego de Wanda, donde las bebidas de la hora feliz son las más baratas de todas. Esto puede haber ocurrido en una cuenta corporativa y puede involucrar a empleados, pero es una reunión de oficina informal y sin autorización. Y estos son excelentes formadores de equipos y deben ser alentados, pero la compañía debe tener políticas sobre cómo se organizan tales eventos, como no a través de las cuentas de correo electrónico de la compañía.
La comunicación informal también puede ser cualquier tipo de disparar la brisa. Son los empleados que hablan sobre su fin de semana o que difunden la noticia de que Joyce tuvo a su bebé. Grupos de fútbol, charlando sobre el clima, hablando sobre el estacionamiento o preguntándose en voz alta sobre los lanzamientos de productos del nuevo trimestre, todos son informales.
Cuando la comunicación en el lugar de trabajo es informal, a menudo no hay necesidad de mantener la privacidad ni una expectativa de privacidad.
Ejemplos de métodos de comunicación formal
Cuando se comunica formalmente en el lugar de trabajo, generalmente hay una consideración direccional. Es de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, lateral u horizontal. Implica departamentos y prácticas establecidas. La comunicación formal generalmente se concibe con anticipación: es un mensaje que se ha pensado y planeado y luego se ha difundido para empleados particulares, departamentos específicos o incluso para la compañía o sus partes interesadas en general.
También puede transpirar en correos electrónicos o conversaciones telefónicas. Pero el criterio más importante para la comunicación formal es que se considera comunicación "a través de los canales apropiados".
Un ejemplo podría ser cuando la empresa emite un correo electrónico con un archivo adjunto que está escrito formalmente, explicando por qué las horas extra no se pueden facturar y no serán compensadas por una duración específica. Dicha carta tendrá que ver con la administración, contabilidad y posiblemente incluso con el departamento legal para que proteja a la compañía de cualquier persona que haya malinterpretado la carta e intente facturar horas extras no aprobadas. Es probable que incluya un "recibo de lectura" en un correo electrónico como prueba de que cada destinatario ha abierto y leído dicho comunicado.
Un informe de stock para las partes interesadas es una comunicación formal. Una revisión de un empleado con un gerente puede considerarse una comunicación formal cuando hay un informe escrito involucrado. Un video creado por la gerencia para explicar un proyecto y accesible a través de la nube corporativa es formal, mientras que un chat de video es informal. Una publicación corporativa en el blog es una forma formal de publicar noticias sobre nuevos productos o servicios, no solo para el equipo de la empresa, sino también para sus clientes actuales y potenciales. Cuando salen malas noticias sobre un proyecto y el departamento de relaciones públicas apaga incendios, es una comunicación formal externa.
Todos estos métodos de comunicación comparten una gran cosa en común: ninguno de ellos es espontáneo. Es probable que todos incluyan buena gramática, lenguaje conciso, jerga de la industria, términos corporativos y, probablemente, incluso la marca de la empresa.
Por qué necesita métodos de comunicación formal e informal
La comunicación influye tanto en lo que sucede en nuestras vidas. Apaga los miedos; inspira y educa. Construye relaciones y puede separarlas.
Las empresas que no tienen una buena comunicación a menudo sufren una amplia gama de problemas. Puede hacer que los empleados se confundan sobre qué acciones tomar o cómo comportarse. Los choques pueden ocurrir entre los departamentos. Los errores suceden. Los genios pueden estallar. Los resultados pueden ser desde ineficiencias hasta problemas legales.
Con una buena comunicación, tanto informal como formal, la cultura corporativa tiende a ser más fuerte, más saludable y más productiva. Cuando los empleados sienten que tienen las herramientas para comunicarse entre ellos y con la administración, a menudo tienen una mejor comprensión de sus funciones y sus objetivos.
Cuando la administración tiene una amplia gama de vías disponibles para comunicarse con los empleados, crea mejores relaciones, inspira mayor lealtad y puede llevar a una mayor productividad en general.
Si la comunicación solo ocurre de manera informal o formal, crea conflictos.
Ejemplos de comunicación mixta o mal administrada
Quizás la gerencia nunca se mezcle con su equipo. Tal vez Peter, el jefe de ventas, no tiene idea de que John se ha sentido enfermo últimamente últimamente, gracias a la cara valiente de John. Como resultado, Peter no se da cuenta de que el equipo está estresado porque John está luchando tanto. Cuando John le informa a Peter que le han diagnosticado cáncer, es un shock, porque Peter nunca valora las conversaciones en torno al enfriador de agua y evita las descargas informales de correos electrónicos. Debido a que Peter ha estado tan distante en un nivel informal, su departamento de ventas desconfía de él, y temen lo que significa el diagnóstico de cáncer de John para la seguridad laboral de John y su inminente carga de trabajo.
Los buenos gerentes entienden que la comunicación informal hace que las relaciones sean más sólidas, no solo al final, sino como un bloque de desarrollo moral para toda la compañía, desde la recepcionista hasta las cuentas por cobrar.
Sin embargo, como un lado negativo, si la comunicación solo es informal, deja a los empleados confundidos y frustrados. Si cada política de la compañía solo se emite a través de explosiones espontáneas y reaccionarias de correos electrónicos, y nunca se emite formalmente como una misiva bien pensada, se puede sentir que los objetivos están en constante movimiento. ¿Es esto realmente una política, o simplemente otro estado de ánimo en el que está la administración?
Quizás, en mayo, el jefe de desarrollo de productos arruine a la compañía con un correo electrónico escrito de manera informal que dice: “El equipo ha estado trabajando arduamente en una nueva interfaz que hará que nuestro software de contabilidad sea más fácil para los clientes. No estoy seguro de un nombre o fecha de lanzamiento, pero definitivamente está en las obras ".
Luego, en julio, sale un correo electrónico que dice: "Volvemos al tablero de dibujo en las interfaces. El objetivo es aumentar la funcionalidad que resulta en menos llamadas al servicio al cliente ".
Sin embargo, no ha habido ningún comunicado formal sobre nada relacionado con los rediseños de la interfaz. ¿Qué deben decir o hacer los empleados sobre los problemas de interfaz si los clientes lo piden? En este caso, es imperativo que la empresa se reúna y emita una comunicación formal que indique exactamente en qué está trabajando el equipo de desarrollo, ya que es información crítica para cada nivel de la empresa, desde la presupuestación hasta el marketing, y los departamentos pueden desarrollar un plan. de acción en las próximas interfaces.
Cómo enseñar a los empleados los métodos de comunicación formal e informal
Cuando se trata de comunicación, hay más en juego que nunca. Las políticas son críticas en los entornos corporativos, y cuando se establecen, eso es formal. Se requieren pautas escritas, con las aclaraciones dadas según sea necesario. Quizás se pueda aclarar al dirigirse al personal de una reunión o permitir un canal de Slack para el debate, pero es importante que no haya ambigüedades.
Invite a los empleados a participar y haga preguntas si no están seguros de algo. Hágales saber que está bien enviar un correo electrónico u otra comunicación por escrito si desean obtener un resumen en papel de las respuestas. Tal rastro de papel también protege a la compañía.
Las políticas deben indicar dónde se ubica la empresa en temas como el chisme, que puede ser dañino e improductivo, que todos los empleados merecen respeto y privacidad tanto en el lugar de trabajo como fuera de él. Las políticas también deben aclarar que, si bien las personas son libres de usar las redes sociales como personas privadas, no deben compartir productos de trabajo ni hablar sobre asuntos de la compañía en sus canales sociales.
Las pautas también pueden aclarar si está bien usar el correo electrónico de manera informal dentro del trabajo o si dichos comunicados deben limitarse a las aplicaciones de mensajería y similares. Deben estipular si existen reglas para enviar mensajes de texto o correos electrónicos después del horario de atención y si se espera que los empleados los supervisen fuera del sitio.
Aquí también es donde deben repetirse las políticas relacionadas con el coqueteo y el acoso, ya que siempre son comunicaciones informales que a menudo hacen gala de las reglas de la empresa.
En última instancia, un manual escrito sobre la comunicación dentro de la empresa es la mejor manera de establecer la cultura de comunicación corporativa. Recuerde, la comunicación informal es una parte valiosa de la construcción de la moral en cualquier lugar de trabajo y se debe permitir que florezca a veces. Claro, puede salirse de control si no se detiene, por lo que la compañía debe tener pautas sobre cuándo es apropiado y qué es lo apropiado para ser discutido de manera informal. Conquistas sexuales, no, pero un gran fin de semana en una cabaña, eso está bien.
Al final, al crear un ambiente de trabajo positivo y abiertamente comunicativo, encontrará que su empresa disfruta de un ambiente menos estresante y más productivo, con empleados que se sienten más leales y valorados en el lugar de trabajo.
