Las empresas confían en una comunicación profesional y confiable para seguir siendo rentables y competitivas en el mercado. Los empleados se comunican con compañeros de trabajo, gerentes, clientes, proveedores, medios de comunicación y agencias gubernamentales relevantes, por lo que las interrupciones en la comunicación pueden tener un impacto significativo. A pesar del impacto negativo y la frustración profesional, es crucial utilizar un lenguaje apropiado al reprender a un empleado por falta de comunicación.
Doble verificación
La falta de comunicación es una de las razones principales enumeradas por los empleados cuando hacen la transición a un nuevo trabajo debido a la frustración con la administración, por lo que, antes de emitir una reprimenda, tómese el tiempo de investigar las situaciones en cuestión para determinar si la administración u otros empleados participaron en el proceso. avería de la comunicación. Sería un error reprender a un empleado por problemas de comunicación directamente relacionados con las acciones de otros trabajadores.
Tono neutro
El lenguaje utilizado para reprender a un empleado por falta de comunicación debe permanecer neutral. Al iniciar el proceso de disciplina, mantenga un tono profesional en lugar de caer en la ira, la frustración, la condescendencia o el sarcasmo. Esto ayuda a facilitar una discusión efectiva mientras evita posibles enredos legales si el empleado toma la postura de que su reprimenda cruzó los límites aceptables.
Explicación
El idioma inicial para reprender a los empleados con problemas de comunicación debe comenzar pidiendo una explicación desde su perspectiva. El uso de este lenguaje inclusivo involucra al empleado en el proceso y le pide que sea responsable de sus acciones. Una solicitud de explicación podría indicar: "Describa las circunstancias que lo llevaron a la demora en contactar a nuestro valioso cliente durante tres semanas, a pesar de sus repetidas llamadas telefónicas y correos electrónicos".
Citando ocurrencias
Evite las declaraciones amplias y generales al reprender a un empleado por problemas de comunicación. En su lugar, use ejemplos específicos para describir el desglose de la comunicación desde la perspectiva de la administración. Por ejemplo, puede citar las fechas de las llamadas y correos electrónicos no devueltos, los informes atrasados presentados y las quejas específicas presentadas por clientes, gerentes o proveedores. Relacione cómo cada ocurrencia resultó en impactos negativos para el negocio.
Consecuencias
Exprese decepción por la falta de comunicación del empleado, pero no se detenga en acusaciones o críticas. Vaya directamente a las consecuencias inmediatas de las opciones del empleado para una reprimenda más efectiva. Por ejemplo, puede reducir temporalmente las responsabilidades y privilegios de la empleada para que ella tenga los recursos o la motivación para ajustar su comportamiento. Cuando asigne consecuencias, siga las opciones disciplinarias que se describen en el manual de su empresa para evitar cargos de injusticia o disciplina excesiva.
Plan de ACCION
Mueva la amonestación a un territorio más positivo desarrollando un plan de acción junto con el empleado para abordar sus problemas de comunicación. Esto podría incluir el desarrollo de un plan para responder a los correos electrónicos dentro de dos días hábiles para el correo no urgente o el período de tiempo que parezca razonable para la cultura y la industria de su empresa, por ejemplo. El plan de acción también debe describir las medidas disciplinarias futuras que se llevarán a cabo en caso de que continúe la falta de comunicación.
