Cómo hacer cambios en un manual del empleado

Un manual del empleado proporciona información valiosa para los empleados nuevos y establecidos. Proporciona a todos los empleados una fuente de referencia para las políticas y normas de la empresa. Aunque se puede dar a los nuevos empleados como parte de su orientación (introducción a las expectativas de la compañía y de la compañía), puede haber cambios en las políticas y procedimientos que deben anotarse en el manual. Actualizar los manuales de los empleados es un papel importante para los recursos humanos o los gerentes y supervisores. Dado que el manual es una herramienta importante, los procesos deben desarrollarse para determinar cómo se deben hacer los cambios.

Determine qué cambios se deben hacer en el manual y por qué. Verifique con la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM, por sus siglas en inglés) para ver si existen nuevas leyes federales o estatales que afecten a los empleados. Quizás haya cambios en los beneficios de salud o de compensación que proporciona la compañía, o tal vez se hayan producido eventos importantes como amenazas físicas o problemas de acoso sexual. Estas son cosas que deberían cambiarse o agregarse al manual.

Escribir los manuales en un lenguaje fácil de entender. Por ejemplo, puede ser conveniente no usar una gran cantidad de jerga legal complicada que puede ser confusa en lugar de útil. Evite frases controvertidas como "empleado permanente" o palabras que puedan implicar un acuerdo contractual. Además, asegúrese de que las reglas antiguas e inaplicables se eliminen y las nuevas reglas se coloquen de manera adecuada.

Busque asesoría legal del abogado de la compañía u otra entidad legal con respecto a los cambios. Es importante que todos los materiales distribuidos a los empleados sean revisados para posibles juicios futuros. Cualquier cosa incluida en un manual puede considerarse la palabra escrita del empleador. Las empresas pueden estar bien atendidas para que los manuales se revisen antes de la distribución.

Programar la comunicación de los cambios del manual. Los empleados deben saber que se han desarrollado nuevas políticas o procedimientos y que se incluyen en la edición revisada del manual. Algunas compañías pueden celebrar reuniones en persona con los empleados para discutir los cambios y brindar oportunidades para que los empleados hagan preguntas. Otras compañías pueden enviar memos a los empleados si el manual se encuentra en línea. Puede ser una buena idea que los empleados firmen un formulario reconociendo que han recibido el nuevo manual y que lo coloquen en su archivo personal.