Desarrollar o mejorar una actividad comercial puede ser una tarea desafiante, ya sea que esté configurando un sitio web, diseñando una operación de fabricación u organizando la fuerza laboral de su empresa. Los diagramas de flujo son una forma de representar visualmente cada paso de un proceso y la secuencia en la que se deben realizar los pasos. Al utilizar los elementos de un diagrama de flujo para crear un mapa visual, a menudo puede representar un proceso con mayor claridad que la que pueden proporcionar las descripciones de texto.
Símbolos de diagrama de flujo
Cada símbolo en un diagrama de flujo designa un paso o acción específica a realizar. Una breve descripción dentro de cada símbolo explica lo que se debe hacer. Por ejemplo, un rectángulo en un diagrama de flujo de un proceso de inventario podría decir: "Distribuir hojas de conteo". Las formas de los símbolos están estandarizadas. Un rectángulo indica un paso específico. Los óvalos al principio y al final del diagrama de flujo muestran dónde comienza y se detiene. Los rectángulos con extremos redondeados significan que los datos deben ingresarse, recuperarse o almacenarse. También hay símbolos especializados para tipos específicos de diagramas de flujo, como los que se utilizan para el diseño de software, la planificación de procesos de trabajo, la auditoría y la contabilidad.
Diamantes de decisión
Los procesos complejos siempre incluyen caminos alternativos. El camino a seguir depende de alguna condición. Por ejemplo, el proceso de hacer un inventario incluye opciones para continuar contando un artículo o pasar al siguiente artículo cuando haya terminado de contar el actual. Estos puntos de decisión están indicados por símbolos en forma de diamante. La etiqueta en el símbolo podría decir: "¿Ha terminado de contar?" E incluye flechas que apuntan a pasos alternativos según la respuesta.
Indicadores de pedido
La utilidad de un diagrama de flujo radica en el hecho de que cada paso está conectado a los pasos anteriores y posteriores en un orden lógico. Las flechas se utilizan para señalar el siguiente paso. A veces, un punto de decisión requiere volver a un paso anterior. En este caso, una flecha regresa al símbolo anterior apropiado. Otras decisiones pueden requerir saltarse o saltar a una tarea en otra parte del diagrama de flujo. Tales saltos son indicados por conectores. Un símbolo de conector es un círculo con una etiqueta que le indica dónde debe ir a continuación.
Creando un diagrama de flujo
Se puede utilizar un diagrama de flujo para diagramar cualquier proceso, pero todos usan ciertos símbolos estandarizados, como los rectángulos y las formas de diamante que se mencionaron anteriormente. Esta estandarización es importante porque permite a los lectores seguir el diagrama de flujo de manera fácil y precisa. Para hacer un diagrama de flujo, comience con el proceso que desea trazar y divídalo en pasos. Para un inventario, puede comenzar con esta lista: distribuir hojas de conteo, contar el inventario y luego recopilar y totalizar las hojas de conteo. A continuación, repase cada paso y divídalo en pasos más específicos. Use símbolos estandarizados e indique puntos de decisión y otras operaciones especiales. Continúe revisando cada paso y desglosándolo hasta que todo el proceso se asigne en una serie de acciones simples conectadas lógicamente.
