Las pequeñas empresas y los autónomos con buenas ventas pueden ser rentables en papel, pero tienen dificultades para pagar sus facturas debido a un flujo de caja deficiente. El envío de facturas oportunas y fáciles de entender para los productos que vende o los servicios que presta puede ayudarlo a evitar la escasez de dinero. Al usar la información estándar que se encuentra en la mayoría de las facturas, puede crear su propio sistema que lo ayude a cobrar sus cuentas por cobrar más temprano que tarde.
Listar la información para la factura
Decide qué quieres poner en la factura. La información de la factura común incluye lo siguiente:
- Nombre y dirección de su empresa.
- Fecha de la transaccion
- Descripción de la transacción
- Precio unitario del producto vendido.
- Cantidad de unidades vendidas
- Precio total del pedido
- Impuesto de venta
- Nombre y dirección del cliente
- Número de pedido de compra (si es utilizado por el cliente)
- Contacto con el cliente
- Términos de pago
- Oferta de descuento
- Opciones de pago
Descripción de los artículos
La descripción de su transacción detalla lo que el cliente ordenó en forma de oración o frase. El precio unitario es el precio por artículo que vendes. Sus términos de pago describen cuándo se le debe el dinero, así como las sanciones por demora en el pago. Las opciones de pago incluyen instrucciones sobre cómo puede pagarle el cliente, como un cheque a nombre de su compañía, una dirección de correo electrónico de PayPal o una notificación de que acepta pagos con tarjeta de crédito por teléfono. Si desea un pago completo dentro de un número específico de días, como 30 días, incluya la frase “30 días netos”. Si desea ofrecer un descuento por pago anticipado, incluya algo como “un descuento del 3 por ciento para pagos dentro de 10 negocios días de esta factura ”.
Generar un número de factura
Cuando llama a personas que le deben dinero, especialmente a clientes más grandes y aquellos que hacen negocios repetidos con usted, a menudo le piden el número de factura por el que llama. Si recibe una llamada acerca de una factura de un cliente, es posible que pueda encontrar el documento más rápidamente si tiene sus facturas numeradas.
La forma más fácil de crear un sistema de numeración para sus facturas podría ser comenzar cada número de factura con la fecha y luego incluir un número correspondiente a la cantidad de facturas que está escribiendo ese día. Por ejemplo, si solo va a escribir una factura el 25 de abril de 2015, su número de factura sería 42520151. Si escribe una segunda factura ese día, el número de factura sería 42520152. Este sistema le ayuda a evitar el uso accidental de la misma Número en dos facturas diferentes. Puede usar una letra en lugar de un número para seguir la fecha y / o usar un guión para separar la fecha del número o letra final. Por ejemplo, puede usar 4252015-1 o 4252015-A para la primera factura que escriba el 25 de abril de 2015.
Crear la factura
Una vez que sepa qué información desea incluir en su factura y tenga un número de factura, cree su documento. Ponga el nombre de su empresa y la información de contacto en la parte superior, seguido de la información del cliente. Podría ser más sencillo enumerar la información usando encabezados, seguido de dos puntos, luego la información. Por ejemplo, un proveedor puede configurar una factura para cupcakes con esta información:
Número de factura: 4252015-1 Artículo ordenado: Cupcakes Precio unitario: $ 2.50 Unidades totales: 144 Precio total: $ 360 Impuestos (al 7%): $ 25.20 Total debido: $ 385.20
