Las reuniones se realizan regularmente en el mundo de los negocios, y las actas son los documentos oficiales utilizados para registrar las acciones tomadas y las decisiones tomadas. Dado que los minutos se convierten en documentos oficiales a los ojos de la compañía, cualquier cambio que deba hacerse al acta requiere un apéndice. Cuando cree un anexo, debe saber cuándo y cómo presentarlo al comité de la reunión y agregarlo a las actas oficiales, para que no realice estos cambios por su propia cuenta.
Prepare copias de las actas oficiales de la última reunión, de modo que todos los que asistieron a la reunión puedan revisarlas.
Reparta los minutos en la próxima reunión. Es habitual que el presidente de la reunión comience el proceso revisando las actas de la reunión anterior. Todos los asistentes deben leer las actas y aprobarlas antes de continuar. Si alguien tiene algo que agregar, cambiar o corregir, este es el momento adecuado para decirlo.
Anote los cambios a los minutos. Puede escribir los cambios directamente en su copia de los minutos, o anotar las notas en una hoja de papel por separado.
Permitir que todos los miembros de la reunión estén de acuerdo con los cambios propuestos al acta, que se mostrarán en el anexo. Si todos están de acuerdo, entonces puede continuar con la creación del anexo a las actas.
Crear el apéndice después de que se levante la sesión. Es mejor hacer el apéndice justo después de la reunión, para que la información aún esté fresca en su mente. Use la plantilla de minutos para escribir en la información del anexo.
Distribuya las actas oficiales con el apéndice adjunto a los miembros del grupo de la reunión. Es posible que no desee esperar hasta la próxima reunión para hacer esto, en caso de que esté lejos en el futuro. En su lugar, envíe una copia electrónica de las actas y el apéndice por correo electrónico al grupo, e informe a los miembros que sus comentarios o aprobación son bienvenidos. Si todos en el grupo aprueban las actas con un addendum, esto se convierte en su nuevo documento de trabajo.
Lleve las actas y el anexo a su próxima reunión para obtener la firma de su presidente. Los minutos solo se vuelven oficiales una vez que el presidente los firma.
