Las cartas son la mejor manera de garantizar que se notifique a los empleados o clientes sobre un cambio en la política. Las personas tienden a ignorar los letreros y correos electrónicos porque son bombardeados con tantos anuncios y mensajes de correo electrónico cada día. Las cartas, por otro lado, son más difíciles de ignorar porque están asociadas con la formalidad y los mensajes importantes. Las cartas de notificación son simples de escribir y muy efectivas.
Coloque el membrete de la empresa en su impresora. La mayoría de las compañías tienen políticas de que las comunicaciones oficiales deben estar en papel con membrete porque ayuda a transmitir la idea de coherencia y autoridad.
Abra la carta escribiendo la fecha. Si la carta va dirigida a una persona, escriba el nombre y la dirección del destinatario. Si la carta formará parte de un envío masivo de avisos similares, no escriba el nombre ni use la función de combinación de correspondencia en su programa de procesamiento de textos para insertar los nombres.
Comience la carta escribiendo "Estimado Sr./Ms. (Nombre)" seguido de dos puntos, o para un correo más general "Estimado cliente valioso" o un mensaje similar.
Comience la carta explicando brevemente la situación. Si está escribiendo para dar malas noticias, como en un aviso de libros vencidos o una factura vencida, explique para qué fue la factura y qué tan tarde es. Si está escribiendo para notificar a los clientes sobre un cambio en la política, explique el problema que creó la necesidad de un cambio en la política.
Explique el aviso de manera clara y sucinta para que el destinatario no se pierda el mensaje. Proporcionar las fechas relevantes para cuando la política entrará en vigor.
Proporcione información de acción, como los plazos o procedimientos que debe seguir el destinatario de la carta. Proporcione su información de contacto en caso de que tengan preguntas.
Cierre la carta agradeciendo al empleado o cliente por su atención y escriba su nombre. Inicia sesión en el espacio sobre tu nombre.
Consejos
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Mantenga la carta breve y de hecho. Si se disculpa demasiado, los clientes o empleados pueden interpretar esto como una indicación de que pueden discutir el aviso o el cambio de política.
