Los directores de una empresa a menudo consideran la gestión de efectivo como una práctica de gran alcance que puede afectar la cultura operativa general de la organización, y abarca todos los segmentos, funciones, unidades de negocios, procesos y mecanismos. Las políticas de administración de efectivo son fundamentales para los procedimientos de cuentas de desembolso, especialmente aquellos que se relacionan con importantes salidas de dinero e inversiones a largo plazo.
Definición
Una empresa utiliza las cuentas de desembolso para controlar el dinero que acumula para gastos tan diversos como nómina, litigios, multas reglamentarias, mantenimiento de equipos y suministros de oficina. Cualquier cuenta en la que se confíe la empresa para monitorear lo que sale y lo que entra en las bodegas corporativas califica como una cuenta de flujo de salida. Dada la importancia de esta cuenta, una gran cantidad de pensamiento estratégico entra en la formulación y adopción de procedimientos de desembolso. De esa manera, las contribuciones directas de los jefes de departamento y los gerentes de operaciones fortalecen la autoridad del manual de políticas corporativas y mejoran el flujo narrativo subyacente, que son criterios importantes que ayudan a los empleados a entender claramente cómo desembolsar los fondos, cuándo hacerlo, a quién solicitar aprobación y Cómo reportar remesas.
Monitoreo de la actividad empresarial
Para una empresa, un manual de procedimientos de pago bien pensado les da a los jefes de segmento las palancas necesarias para monitorear la actividad comercial, contabilizar el dinero de la empresa con precisión y evitar la apropiación indebida de activos, especialmente el robo de efectivo. Por ejemplo, el tesorero corporativo puede trabajar en conjunto con el personal del departamento de contabilidad para sentar las bases para una administración de efectivo efectiva, inculcando a los subordinados la importancia de cosas como el seguimiento de cheques, la vigilancia de cuentas de desembolso y la información financiera periódica. La última práctica es esencial para determinar cuánto efectivo salió de las cuentas de desembolso durante un período determinado, como un mes o un trimestre.
Costo de riesgo
En las economías modernas, es posible que el liderazgo de una empresa no permita mucho margen de maniobra en la forma en que los empleados administran las cuentas de desembolso, por temor a que un enfoque sin restricciones para la administración de efectivo pueda costarle dinero a la empresa en el futuro. Esto se debe a que los ejecutivos senior deben administrar el dinero de la empresa de manera inteligente para que los inversionistas y prestamistas perciban a la organización como un riesgo crediticio más bajo. De lo contrario, los acreedores pueden aumentar el costo de los préstamos de la empresa y cobrar tasas de interés más altas, un desarrollo adverso para la empresa, especialmente si necesita dinero fresco para hacer frente al tedio competitivo, aumentar las ventas y hacer todo lo que una empresa debe hacer para mantenerse en el negocio durante más tiempo. hora.
Herramientas y participación del personal
El personal de cuentas por pagar trabaja en conjunto con los tesoreros corporativos y los gerentes financieros para controlar cuánto sale de las cuentas de desembolso y averiguar por qué la organización debe repartir el efectivo. Para realizar tareas de manera efectiva, estos profesionales utilizan herramientas tan diversas como el software de administración de efectivo, los programas de análisis financiero, el software de planificación de recursos empresariales y las aplicaciones de administración de cuentas por cobrar y por pagar.
