La gestión de documentos es el proceso que utilizan las organizaciones para crear, controlar, proteger, almacenar, recuperar, compartir y destruir documentos en todas sus formas. En la era de la proliferación de la información, el rápido cambio tecnológico y los problemas de seguridad, las organizaciones que establecen sistemas de gestión de documentos deben considerar no solo las buenas prácticas comerciales, sino también las normas, regulaciones y estándares promulgados por el gobierno y los organismos internacionales.
Entidades de elaboración de reglas: financieras
Numerosas entidades federales emiten regulaciones que requieren que las organizaciones cumplan con las reglas de gestión de documentos. El siguiente es un resumen de dichas entidades, los tipos de organizaciones a las que afectan y el estatuto o reglamento.
La Comisión de Bolsa y Valores en la SEC 17a-4 proporciona reglas de gestión de documentos para corredores, analistas y otros involucrados en el intercambio de valores.
La Ley Sarbanes-Oxley en las Secciones 404 y 409 afecta la gestión de documentos por parte de todas las empresas que cotizan en bolsa, así como las firmas de contabilidad, auditores y aquellas involucradas en la negociación de valores.
La Ley de compensación del cheque para el siglo XXI (Cheque 21) regula el manejo de cheques y se aplica a la industria bancaria. Es administrado por la Reserva Federal.
La Ley Gramm-Leach Bliley protege la información financiera de los consumidores en poder de las instituciones financieras y es administrada por varias agencias federales.
La Regla 3010 de la Asociación Nacional de Comerciantes de Valores (NASD) y la Regla 342 de la Bolsa de Valores de Nueva York (NYSE) están administradas por la Comisión de Bolsa y Valores y regulan los requisitos de mantenimiento de registros que tienen que ver con las comunicaciones electrónicas para los miembros de estas dos organizaciones.
Reglas de cuidado de la salud
La Ley de Accesibilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) se aplica a grupos como médicos, hospitales, compañías de seguros y empleadores que participan en la compilación o transmisión de información del paciente. Es administrado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
21 CFR 11 es la sección del Código de Regulaciones Federales administrada por la Administración de Drogas y Alimentos de los EE. UU. Y que trata los registros electrónicos y las firmas electrónicas. Esta sección afecta a las empresas sanitarias y farmacéuticas.
Reglas militares
Las regulaciones del Departamento de Defensa (Departamento de Defensa 5015.2, versión 2) definen los requisitos para el software de gestión de registros comprado por el Departamento de Defensa. Otras entidades gubernamentales también utilizan este estándar para su software de gestión de registros.
Otras reglas federales
Las Reglas Federales de Procedimiento Civil regulan la forma en que las firmas de abogados manejan la información relacionada con los procedimientos legales.
Los Servicios de Impuestos Internos Rev. Proc. 97-22 proporciona reglas para el almacenamiento electrónico y la transferencia de información de los contribuyentes, y afecta a la industria de servicios financieros.
La necesidad de reglas
Los estadounidenses dependen de las agencias reguladoras para garantizar que existan protecciones para mantener segura la información personal, proteger las transacciones financieras y ejercer una supervisión adecuada sobre quienes controlan los activos de alimentos, drogas, finanzas y atención médica de la nación. La infraestructura de información de la nación es vital para su defensa y también debe ser protegida.
La estandarización de la gestión de documentos se extiende más allá de los Estados Unidos. Las entidades no gubernamentales, como la Organización Internacional para la Estandarización y la API de Open Document Management, trabajan para estandarizar y compartir los procesos de los sistemas de gestión de documentos a fin de garantizar la seguridad y la disponibilidad de los registros informativos cuando sean necesarios.
