Hay ocasiones en las que necesita cambiar la descripción del trabajo de un empleado o cuando necesita asignar una tarea laboral específica a un empleado para un proyecto especial o por un período de tiempo finito, como el período de vacaciones o el permiso de ausencia de otro empleado. Independientemente de las circunstancias, la comunicación es un elemento importante de la asignación de trabajo. La comunicación puede hacer la diferencia entre un rendimiento excelente y un trabajo incompleto.
Determine las razones para asignar trabajo a sus empleados. El proceso para asignar trabajo es diferente para rediseñar una descripción de trabajo que para asignar tareas para un proyecto de equipo. Volver a diseñar una descripción de trabajo es relativamente fácil porque tiene un lienzo en blanco desde el que comenzar a asignar tareas. Por ejemplo, si necesita asignar trabajo para un asistente ejecutivo, realice una investigación sobre los deberes típicos de un asistente de la alta gerencia. Por otro lado, si su equipo está trabajando en un proyecto específico, determine qué tareas forman parte del proyecto total y determine los recursos de empleados disponibles para usted.
Haga un inventario de las habilidades, experiencia y capacidades de sus empleados. Además, pregunte a los empleados sobre su experiencia laboral previa e intereses profesionales. Según Women's Media, delegar efectivamente requiere atención al conjunto de habilidades de un empleado. Indica: "Asegúrese de que está delegando a alguien que pueda completar con éxito la tarea en cuestión". Esta es su oportunidad de motivar a los empleados que desean demostrar sus capacidades y mejorar su valor para la organización.
Construye una lista de tareas. Use su revisión de currículos, solicitudes y aportes de los empleados para determinar quién tiene las habilidades necesarias para realizar el trabajo. Si tiene dos o más empleados que están igualmente calificados y tienen interés en realizar el mismo trabajo, conciba una manera de dividir las responsabilidades para que un empleado no se vea favorecido por encima de otro.Si solo hay pequeñas diferencias en las calificaciones de los empleados, considere asignarlo al empleado mejor calificado y designar un suplente en caso de que un solo empleado no pueda completar la tarea.
Desarrollar un método de comunicación que explique el trabajo asignado, las calificaciones necesarias y las expectativas. Este es el paso más importante en la asignación de tareas laborales, por lo tanto, su comunicación debe ser clara y debe abordar cada elemento del trabajo. Los resultados esperados y las expectativas de trabajo son parte de sus estándares de desempeño. Los estándares de rendimiento son las mediciones que utiliza para las evaluaciones de rendimiento. Un estándar de desempeño de muestra para el trabajo asignado podría ser "Use Microsoft Access para ingresar 100 registros de ventas por semana con al menos 98 por ciento de precisión". Con este ejemplo, asignará una nueva tarea y establecerá un estándar de desempeño para incorporarlo a la evaluación del desempeño del empleado.
Discuta la nueva asignación con el empleado. Esté preparado para responder preguntas sobre cómo realizar la tarea, los plazos y a quién debe dirigir el empleado cualquier pregunta sobre la tarea. Esto es parte de su método de comunicación. Debe poder explicar completamente la tarea, por qué es importante para la organización, qué habilidades son necesarias y cómo se beneficia el empleado de asumir la nueva tarea. Los empleados que están interesados en el desarrollo profesional o la mejora de habilidades están interesados en aprender cómo se benefician al aceptar nuevas responsabilidades.
